Formelt brev
Et formelt brev kan fx være et brev til eller fra en skole, et firma, et skattekontor, en læge osv. Indholdet kan fx være en klage, en henvendelse om udlejning af et forsamlingshus, en ansøgning, informationer om et mobil-abonnement eller lignende. Sproget er ikke hverdagsagtigt, men velovervejet, velformuleret, høfligt og præcist, og har til opgave at kommunikere klar og tydelig tale.
Et formelt brev er traditionelt set udformet på papir og sendt i en rudekuvert. I dag er det almindeligt at sende formelle breve som elektronisk post – fx i en e-mail eller som en besked i e-boks.
Genreblomst
Blomstens blade
- Oplysninger om afsender og modtager
Et formelt brev har formelle krav. Et af dem er, at brevet skal indeholde informationer om hvem, der er afsender, og hvem, der er modtager. På den måde undgår man forvirring i kommunikationen. - Dato og overskrift
I et formelt brev er der krav om dato for afsendelse. Dette skyldes blandt andet, at breve ofte efterfølgende kan bruges som dokumentation på, at informationen er givet videre og i rette tid osv. Det kan blive nødvendigt i sager, hvor der opstår uenigheder mellem afsender og modtager. - Tydeligt sprog og høflig tone
Et godt brev er formuleret i et sprog, som tager højde for, hvem modtageren er, og hvad modtageren skal have ud af at læse det. Sproget er tydeligt men i en velformuleret formel tone. Formelle breve indeholder ikke følelser og overdrivelser.Et formelt brev skal signalere i sit sprog at man respekterer, men ikke kender modtageren personligt. Den høflige tone er vigtig, hvis man ønsker, at modtageren skal tage brevet seriøst.
- Utvetydigt
Et formelt brev skal hurtigt og præcist informere eller kunne argumentere for synspunkter og skal ikke kunne misforståes. Derfor er det formelle brev skarpt på, hvad det egentlig er man vil sige. Der er ikke fyld, udenomssnak eller lange beskrivelser. Sproget er præcist og utvetydigt. - Klart mål
Et formelt brev skrives som regel for at informere modtageren. Derfor skal der ikke være tvivl om, hvad brevet vil. Allerede i overskriften skal der være en tydelig information, så modtageren hurtigt indstiller sig på emnet. Målet med brevet skal være formuleret så tydeligt som muligt. - Layout
Det er særligt vigtigt, at der er lagt vægt på layout og læsevenlighed. Det skal være nemt at overskue brevets indhold, da der kan stå mange informationer som kræver opmærksomhed fra læseren. Derfor er formelle breve sat op i indholdsafsnit, eventuelle sidekolonner, punkter, sidenummer osv. Se eksempel på layout længere nede på siden.
Eksempel på layout:
Forskelle på formelt og personligt brev
| Det formelle brev | Det personlige brev |
|---|---|
| Modtageren er ikke en personlig relation | Modtageren er ofte en man kender |
| Præcist og velovervejet sprog | Dagligdags sprog |
| Objektivt formuleret (ikke følelser) | Subjektivt formuleret (gerne følelser) |
| Forklarende sprog | Beskrivende sprog |
| Der lægges vægt på layout / opstilling | Frit layout |