Det formelle brev

1. Hvad er det?
Formålet med et formelt brev er at henvende dig til en bestemt modtager, for at informere eller ansøge om en bestemt ting.
a. Et formelt brev skrives ofte for at informere eller for at ansøge. Det kan være et brev til fx en institution, et firma eller lignende. 
b. Sproget er ikke hverdagsagtigt, men velovervejet og præcist, og har til opgave at kommunikere klar og tydelig tale.
c. Eksempler på formelle breve:
  • Ansøgning
  • Klagebrev
  • Skrivelse
  • Invitation
d. I et formelt brev henvender man sig til modtageren, og sproget tager hensyn til, hvem modtageren er.
e. Et formelt brev er som udgangspunkt et papir i en kuvert, men kan også formuleres i en e-mail og sendes elektronisk.
f. Et formelt brev er bygget op således, at det vigtigste står først. Derefter det næstvigtigste og det mindst vigtige til sidst. 
 
Et typisk brev indeholder en start - en midte - en afslutning
g. Brev hører som udgangspunkt under kategorien: refleksion. Det formelle brev har dog mange af de samme genretræk som: information, selvom denne kategori er ment til journalistik.
2. Hvordan skriver jeg?
a. Modtagerrettet: Husk at sætte dig ind i, hvem modtageren er. Det er vigtigt at brevet er rettet mod den rigtige person, og at brevet taler til præcis til denne modtager.
b. Sproget: Hold en høflig, moden og velformuleret tone. Undgå bandeord og barnlighed. Et formelt brev skal kunne argumentere for sine synspunkter og skal ikke kunne misforståes. Derfor er det vigtigt at være skarp på, hvad det egentlig er man vil sige i sit brev, inden man skriver. Der er ikke fyld eller udenomssnak.
 
Vigtigt: Start altid med det vigtigste. Modtageren skal hurtigt kunne se, hvad brevet handler om, og hvad afsenderen vil.
c. Overskuelighed: Husk, at det skal være nemt at finde rundt i et brev. Derfor, lav gerne inddelinger i teksten og skriv helst om en ting ad gangen.
d. Opbygning:
Start med det vigtigste. Derefter det næstvigtigste og det mindst vigtige til sidst. 
 
Start med en overskrift (denne skal forklare hvad brevet vil)
 
Selve brevet skal indeholde:
  1. Start (Indledning, grunden til at man skriver brevet skal stå her)
  2. Midte (forklaringer og uddybninger)
  3. Slutning (Afrunding. Håber at høre fra jer / Med venlig hilsen.... osv.)
e. Disse elementer skal helst være i et formelt brev:
  • Kontaktoplysnnger, både afsender og modtager
  • Overskrift: som afslører brevets indhold
  • Dato: for hvornår brevet er skrevet
  • Selve brevet: delt ind i start-midt-slutning
  • Med venlig hilsen: til sidst i brevet
f. Power-ord: For at gøre sproget skarpt og kompakt, er det en god ide at bruge de præcise ord i stedet for lange forklaringer.
 
Her er nogle eksempler på gode ord i fx en ansøgning: Ansvarsbevidst, fleksibel, samarbejdsvillig, engageret, målrettet. 
3. Layout
a. Der skal anføres en dato og et sted, for hvornår, og hvor brevet er skrevet. Dato og sted kan fx placeres i højre øverste hjørne.
b. Et formelt brev skal have en overskrift.
c. Et formelt brev skal indeholde oplysninger om afsender og modtager.
d. Et længere brev kan med fordel skrives med inddelinger i afsnit, for at gøre det lettere at læse.
e. Et formelt brev slutter som regel med en hilsen fra afsenderen.
 
Fx: Hilsen Mogens Madsen eller Med venlig hilsen Mogens Madsen

Eksempel på layout i formelt brev

 Layout Layout m. forklaringer