Det formelle brev

 
1. Hvad er det?
Et formelt brev er en skriftlig meddelse, hvor man vil informere, ansøge, spørge, klage eller lignende til en bestemt modtager, som man ikke er i tæt relation til. Tonen er formel: dvs. at man opretholder en vis respekt, høflighed og afstand til modtageren. Sproget er velovervejet og præcist, og skal ikke kunne misforstås. Brevet skal kommunikere klar og tydelig tale. 
 
Et formelt brev er som udgangspunkt et papir i en kuvert, men kan også formuleres i en e-mail og sendes elektronisk. Et formelt brev er bygget op således, at det vigtigste står først. Derefter det næstvigtigste og det mindst vigtige til sidst (ligesom nyhedstrekanten). 
 
Eksempler på formelle breve:
  • Ansøgning
  • Klage
  • Informationsskrivelse
  • Rykker / opkrævning
  • Indkaldelse
  • Invitation
 
2. Hvordan skriver jeg?
a. Formål: Brevet skal have et formål.
Et brev indeholder altid en afsender (dig) - der skriver et indhold - til en modtager (kommunikationsmodel).

Det er vigtigt at vide præcist, hvad brevets indhold skal være, inden du skriver. 
Spørg derfor dig selv:
  • Hvad ønsker du at informere modtageren om?
  • Hvilken reaktion ønsker du fra modtageren?
b. Modtagerrettet: Husk at sætte dig ind i, hvem modtageren er. Det er vigtigt at brevet er rettet mod den rigtige person, og at brevet taler til præcis til denne modtager.
c. Sproget: Hold en høflig, moden og velformuleret tone. Undgå bandeord og barnlighed. Prøv at gøre sproget præcist og kompakt. Undgå lange og indviklede forklaringer. Brug derfor præcise ord og formuleringer. (se eksempler)
 
Et formelt brev skal ikke kunne misforstås. Derfor er det vigtigt at være skarp på, hvad det egentlig er man vil sige i sit brev. Der er ikke fyld eller udenomssnak i et formelt brev.
 
Hvis brevet indeholder holdninger og synspunkter, skal disse være tydelige og velargumenterede.
d. Overskuelighed: Husk, at det skal være nemt at finde rundt i et brev. Derfor, lav gerne inddelinger i teksten og skriv helst om en ting ad gangen.
f. Opbygning.
Skriv det vigtigste først. Modtageren skal hurtigt og nemt kunne se, hvad brevet handler om, og hvad afsenderen vil. Derefter kommer det næstvigtigste og det mindst vigtige til sidst i brevet.
 
Selve brevet indeholder:
  • Start (overskrift og indledning - forklar hurtigt grunden til, at du skriver).
  • Uddybning (andre detaljer og forklaringer).
  • Afslutning (afrunding og hilsen).
 
3. Layout
a. Brevets elementer: Formelle breve skal kunne bruges som dokumentation. Derfor er der nogle krav til, hvad et brev skal indeholde.
  • Overskrift: som fortæller om brevets indhold.
  • Sted/dato: hvor og hvornår er brevet skrevet.
  • Selve brevet
  • Med venlig hilsen: til sidst i brevet.
  • Kontaktoplysninger: kan være både øverst eller nederst.
c. Et formelt brev skal indeholde kontaktoplysninger om både afsender og modtager. På den måde er man ikke i tvivl om, hvem brevet er fra - og hvem brevet er til.
d. Et længere brev skal helst skrives med inddelinger i afsnit, for at gøre det lettere at læse.
e. Et formelt brev slutter som regel med en hilsen fra afsenderen.
Fx: Med venlig hilsen, Mogens Madsen

Eksempel på layout i formelt brev

 Layout Layout m. forklaringer
Al materiale på indidansk.dk må downloades, printes og kopieres til undervisningsbrug med aftale med Coydan Tekst & Node