Det formelle brev

 
1. Hvad er det?
Formålet med et formelt brev er at henvende dig til en bestemt modtager, for at informere eller ansøge om en bestemt ting.
a. Et formelt brev skrives ofte for at informere eller for at ansøge. Det kan være et brev til fx en institution, et firma eller lignende. 
b. Sproget er ikke hverdagsagtigt, men velovervejet og præcist, og har til opgave at kommunikere klar og tydelig tale.
c. Eksempler på formelle breve:
  • Ansøgning
  • Klagebrev
  • Skrivelse
  • Invitation
d. I et formelt brev henvender man sig til modtageren, og sproget tager hensyn til, hvem modtageren er.
e. Et formelt brev er som udgangspunkt et papir i en kuvert, men kan også formuleres i en e-mail og sendes elektronisk.
f. Et formelt brev er bygget op således, at det vigtigste står først. Derefter det næstvigtigste og det mindst vigtige til sidst. 
 
Et typisk brev indeholder en start - en midte - en afslutning
g. Brev hører som udgangspunkt under kategorien: refleksion. Det formelle brev har dog mange af de samme genretræk som: information, selvom denne kategori er ment til journalistik.
 
2. Hvordan skriver jeg?
a. Formål: Brevet skal have et formål.
Et brev indeholder altid en afsender (dig) - der skriver et indhold - til en modtager.
Hvad skal dette indhold hen til modtageren for? Dette er meget vigtigt at gøre sig klart, inden du skriver.

Spørg derfor dig selv:
  • Hvad ønsker du at informere modtageren om?
  • Hvilken reaktion ønsker du fra modtageren?
b. Modtagerrettet: Husk at sætte dig ind i, hvem modtageren er. Det er vigtigt at brevet er rettet mod den rigtige person, og at brevet taler til præcis til denne modtager.
c. Sproget: Hold en høflig, moden og velformuleret tone. Undgå bandeord og barnlighed. Prøv at gøre sproget præcist og kompakt. Undgå lange og indviklede forklaringer. Brug derfor præcise ord og skarpe formuleringer, som ikke kan misforstås. (se eksempler)
 
Et formelt brev skal kunne argumentere for sine synspunkter og skal ikke kunne misforstås. Derfor er det vigtigt at være skarp på, hvad det egentlig er man vil sige i sit brev. Der er ikke fyld eller udenomssnak i et formelt brev.
d. Kommunikationsmodel: En kommunikationsmodel kan hjælpe med, at du husker at tilpasse sproget og indholdet i brevet. Læs mere.
e. Overskuelighed: Husk, at det skal være nemt at finde rundt i et brev. Derfor, lav gerne inddelinger i teksten og skriv helst om en ting ad gangen.
f. Opbygning:
Start med en overskrift (denne skal forklare hvad brevet vil)
 
Skriv det vigtigste først. Modtageren skal hurtigt og nemt kunne se, hvad brevet handler om, og hvad afsenderen vil. Derefter kommer det næstvigtigste og det mindst vigtige til sidst i brevet.
 
Selve brevet skal indeholde:
  1. Start (Indledning, grunden til at man skriver brevet skal stå her)
  2. Midte (forklaringer og uddybninger)
  3. Slutning (Afrunding. Håber at høre fra jer / Med venlig hilsen.... osv.)
g. Disse elementer skal helst være i et formelt brev:
  • Kontaktoplysnnger, både afsender og modtager
  • Overskrift: som afslører brevets indhold
  • Dato: for hvornår brevet er skrevet
  • Selve brevet: delt ind i start-midt-slutning
  • Med venlig hilsen: til sidst i brevet
 
3. Layout
a. Der skal anføres en dato og et sted, for hvornår, og hvor brevet er skrevet. Dato og sted kan fx placeres i højre øverste hjørne.
b. Et formelt brev skal have en overskrift.
c. Et formelt brev skal indeholde oplysninger om afsender og modtager.
d. Et længere brev kan med fordel skrives med inddelinger i afsnit, for at gøre det lettere at læse.
e. Et formelt brev slutter som regel med en hilsen fra afsenderen.
 
Fx: Med venlig hilsen, Mogens Madsen

Eksempel på layout i formelt brev

 Layout Layout m. forklaringer